Reiseregninger og utgiftsbilag trenger ikke være i original

– Det har tatt for lang tid, men nå gleder vi oss over at myndighetene endelig har tatt denne lavthengende forenklingsfrukten ned, sier Sandra Riise i NARF om endringen.

– Det er viktig at regelverket holder følge med den teknologiske utviklingen og utnytter de besparelsesgevinster som digitaliseringen åpner for. Endringen vedrørende reiseregninger er et kjærkomment eksempel på dette, sier hun.  

Fjerning av originalitetskravet gir en besparelse beregnet til 1,2 mrd kroner i året for næringsliv og kommuner. I tillegg kommer besparelsen for statlige virksomheter.

Endringen som fjerner originalitetskravet er innarbeidet i skattebetalingsforskriften § 5-6-11. I tillegg skal reiseregningene og utleggsoppstillingene kunne signeres elektronisk.

– I sum innebærer dette at det allerede fra arbeidstakers hånd kan sendes inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg elektronisk, uavhengig av om «originalbilaget» er papirbasert eller elektronisk, skriver narf.no.

Det er et vilkår at den elektroniske løsningen gir tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav) og at reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav).

– Hvilke krav som skal settes for å likestille håndskrevet underskrift med en elektronisk løsning vil bero på en konkret vurdering, der man blant annet ser på risikoen for sikkerhetsbrudd, skriver Skattedirektoratet.

Direktoratet setter opp en rekke krav:

• Ansvar for reiseregningen må kunne knyttes til en bestemt fysisk person.
• Løsningen må tilby sikker lagring av hvem som har undertegnet reiseregningen.
• Det må også være en tilfredsstillende sikring mot at uvedkommende signerer.
• Ulike mekanismer kan her være aktuelle for å styrke autentiseringen (tokomponents autentisering, for eksempel noe en kan og noe en har, – passordkvalitet, utleveringsrutiner).
• Tidsmessig nærhet mellom signering og autentisering styrke tilliten til løsningen. 
• Arbeidsgiveren skal vurdere om en elektronisk signatur oppfyller disse kravene.

I tillegg har Skattedirektoratet tilpasset kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader og billettløse reiser i tråd med utviklingen på området.

Det er også foretatt presiseringer knyttet til dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning.

TIPS! Les mer om endringene i Skattedirektoratets kunngjøring av 20. juni 2014.

Vi minner om vår ebok Reise og diett i småbedriften (inngår også til rabattpris som del av DrivBedre-pakken)